후지제록스, 통합 문서관리 솔루션으로 객실 예약 업무 효율화

 

후지제록스, 통합 문서관리 솔루션으로 중국 샹그릴라호텔앤리조트 객실 예약 업무 효율화
객실 예약 프로세스 개선으로 건 당 처리 시간 기존 36분에서 5분으로 감소

 

문서관리 컨설팅 기업 후지제록스의 중국 내 판매회사인 후지제록스차이나(Fuji Xerox China Ltd.)가 세계적인 호텔 체인 샹그릴라호텔앤리조트(Shangri-La Hotels and Resorts)의 객실 예약 업무 효율화를 위해 통합 문서관리 솔루션을 구축했다고 밝혔다. <사진>
샹그릴라호텔앤리조트가 도입한 객실 예약 솔루션은 후지제록스의 문서관리 소프트웨어 ‘도큐웍스(DocuWorks)’를 활용해 종이문서와 전자문서를 통합적으로 관리하는 것으로, 전반적인 업무 프로세스 개선은 물론 종이 사용량을 줄여 비용 절감 효과 또한 기대할 수 있다. 현재 중국 내 샹그릴라호텔앤리조트 그룹의 26개 호텔이 후지제록스의 객실 예약 솔루션을 도입했으며, 향후 오픈하는 모든 샹그릴라호텔앤리조트 그룹의 호텔과 리조트에도 적용할 계획이다.
후지제록스의 객실 예약 솔루션은 웹사이트, 팩스, 이메일 등 다양한 경로로 접수되는 고객들의 객실 예약 신청서를 전자화해 중앙 집중식으로 통합 관리하게 해준다. 객실 예약이 확정되면 관련 문서는 자동으로 중앙 서버에 시간 순으로 저장되며, 별도의 문서를 출력하지 않아도 고객에게 예약 확인서가 전자팩스로 자동 발송된다.
객실예약부서 외에도 재무부서, 프론트데스크 등에서 언제든지 간편한 검색을 통해 예약 관련 문서를 확인하고 편집할 수 있어 전반적인 업무처리 절차를 간소화할 수 있다.
일례로, 후지제록스의 객실 예약 솔루션을 처음 도입한 중국 상하이 소재의 푸동 샹그릴라호텔(Pudong Shangri-La)의 경우 객실 예약 한 건을 처리하는 데 소요되는 시간을 기존 36분에서 5분으로 획기적으로 줄여 업무 효율을 약 80% 개선한 바 있다. 또한 팩스, 출력 등 종이문서로 작업하던 일들을 전자화함으로써 연간 50%의 용지 절감 효과를 기대하고 있다.
한편 샹그릴라호텔앤리조트는 2010년부터 5년 간 에너지 소비를 20% 감축한다는 목표를 설정해 호텔 내 조명을 LED로 변경하고, 객실 예약부서에서는 종이 사용량을 절감하는 등 친환경 경영에 힘쓰고 있다.
후지제록스는 앞으로도 전문적인 문서관리 기술과 노하우를 바탕으로 기업의 경영 과제 해결에 기여하는 솔루션과 서비스를 제공해 나간다는 계획이다.

도큐웍스 
통합 문서관리 소프트웨어 ‘도큐웍스(DocuWorks)’는 워드, 파워포인트, 엑셀 등 다양한 오피스 문서를 도큐웍스(xdw)라는 단일 파일포맷으로 통합해 전자문서의 전달, 보관, 공유는 물론 다양한 편집 및 검색을 지원한다. 사용자는 복합기로 스캔한 문서를 바로 도큐웍스에서 확인할 수 있으며, OCR(문자인식기능)을 활용해 종이문서를 검색 가능한 도큐웍스 전자문서로 변환한 뒤 네트워크를 통해 쉽고 간편하게 공유 및 검색할 수 있다. 따라서 자료 공유를 위한 종이 출력비용과 정보 검색 소요시간은 물론 TCO(총소유비용)까지 줄일 수 있다. 최근 확산되고 있는 스마트워크 트렌드에 발맞춰 모바일 기기 및 클라우드 서비스와 연계할 수도 있다. 특히 클라우드 문서관리 솔루션 ‘워킹 폴더(Working Folder)’와 연계하면 클라우드 문서를 ‘도큐웍스’에서 직접 확인, 편집 및 공유할 수 있다. 워킹 폴더에 팩스 문서가 수신되거나 파일이 업로드 되면, 도큐웍스를 통해 알려주는 알림기능도 제공된다. 또, ‘이웃’ 기능을 활용하면 별도의 공유 서버나 폴더 없이 팀간 간단하게 정보 공유가 가능해 진다. ‘도큐웍스’는 마치 종이문서처럼 다양한 문서를 화면에 펼쳐놓고 한눈에 보면서 작업할 수 있다. 문서 편집 기능이 강화돼 하나의 도큐웍스 문서를 다른 도큐웍스 문서로 페이지를 손쉽게 이동하거나 복사할 수 있으며, 다양한 컬러와 폰트는 물론 풍부한 주석 옵션으로 전자 문서에 태그, 마크, 하이라이트 또는 스탬프를 손쉽게 추가할 수 있다. 또한 업그레이드된 보안기능을 이용하면 문서를 암호화하거나 문서 편집 금지, 주석 편집 금지, 인쇄 및 복사 금지 등 사용자 별로 문서사용 환경을 각각 다르게 설정함으로써 인가받지 못한 사용자가 중요한 정보에 접속하는 것을 효과적으로 제한할 수 있다. 이밖에 업무 진행 후 보관용으로 기획서 PPT, 세부실행안 엑셀 파일, 진행 경비 영수증 등을 출력해 바인더로 만들 필요없이 하나의 전자문서 폴더를 생성해 관련 파일들을 저장하고 색인을 만들어두면 종이문서 출력 및 보관에 따른 부담도 줄이고 파일명 입력만으로 관련 정보를 일괄적으로 살펴볼 수도 있다.