[인쇄계2024.03] 아이오아이, 중소 규모 인쇄사를 위한 인쇄 관리 시스템 출시

인쇄컨설팅 전문기업 아이오아이(대표 천진국)이 중소 규모 인쇄사를 위한 인쇄 관리 시스템을 출시했다. 

1988년 부친이 설립한 종합인쇄기업에서 11년 동안 가업을 이어 적극적으로 인쇄 업무에 매진해 왔던 천진국 대표가 가장 어려움을 겪었던 부분은, 인력난으로 인해서 전반적인 사무와 회계 업무를 전담할 직원을 구하기 어려워 인쇄 상담부터 일정 체크, 작업 현황, 고객 변화 추이까지 제대로 체크하지 못해서 중복 접수나 작업 일정 순연 등의 문제가 발생하고, 고객 변화 상황에 따른 장기적인 계획을 수립하기 어렵다는 점이다. 

이는 충무로 뿐 아니라 전국에서 가업을 이어 가고 있는 중소 규모 인쇄사들이 공통적으로 겪고 있는 것으로, 오랜 기간 수작업으로 진행하고 있는 물량 접수와 인쇄 일정, 작업 현황 관리로 인해 발생하게 된다.  

이 때문에 인쇄 현장에서 작업 중에 문제가 발생하거나 납기가 급한 물량이 접수되는 경우는 영업 미팅 일정을 뒤로 미루고 사무실에서 수 시간 동안 일정 조정에만 매달려야 하는 경우가 많고, 시스템 기반이 아닌 수작업 위주의 일정 관리로 인해 접수된 인쇄 물량 출고 뒤에 결제가 누락되어도 제대로 체크하지 못하는 경우도 생긴다. 

물론 최근에는 인쇄 일정과 작업 현황 등을 관리할 수 있는 시스템들이 나와 있지만 대부분 큰 규모의 인쇄사들에 최적화되어 있는 경우가 많아 사용할 수 없었으며, 구독 형태로 사용하는 회계 관리 프로그램은 한계가 명확했다.   

이러한 문제를 해결하기 위해서 천진국 대표는 직접 중소 규모 인쇄사에 최적화된 인쇄 관리 시스템을 제작, 출시하게 되었다. 

천진국 대표는 “아이오아이 인쇄 관리 시스템은 중소 규모 인쇄사들이 별도의 회계 관리 직원을 둘 필요 없이 회계 업무를 편리하고 정확하게 처리할 수 있고, 인쇄 일정과 작업 현황까지 온라인 기반 시스템으로 정리/운영할 수 있어 인쇄사 경영에 있어 오류를 최소화할 수 있도록 하는데 중점을 두고 개발했다”고 하면서, “직접 개발한 인쇄 관리 시스템을 사용하면서 천 대표가 가업을 잇고 있는 인쇄사는 수 년째 회계 담당 직원을 두고 있지 않지만 오히려 이전보다 업무 효율이 높아졌으며, 전체적으로 수작업이나 엑셀 프로그램에 의존했던 업무 일정 체크가 시스템화되면서 사무 업무를 빨리 마무리하고 수작업과 같은 업무에 힘을 보탤 수 있게 되었다”고 말하고, “별도의 회계나 사무 업무 담당자를 두고 있는 중소 규모 인쇄사들은 아이오아이 인쇄 관리 시스템 사용을 통해서 이들이 담당 업무를 빠르게 마친 뒤에 수작업이나 다른 업무를 처리할 수 있도록 하는 업무 조정이 가능하게 될 것”이라고 설명했다.

외부에서도 인쇄 접수와 작업 일정, 현황 체크를 할 수 있는 편의성

천 대표는 “대형 규모의 인쇄사가 아니면 일반적인 인쇄사들의 시스템은 사무실에서 접수를 진행해야 한다. 이러한 취약점 때문에 중소 규모 인쇄사들은 외부 영업을 통한 고객층  확대에 어려움을 겪고 있다”고 하면서, “온라인을 기반으로 하는 아이오아이 인쇄 관리 시스템은 모바일이나 온라인을 통해 인쇄 접수부터 작업 일정, 현황 확인 뿐 아니라 일간, 주간, 월간 매출 통계까지 체계적이면서 정확하게 체크, 관리할 수 있어, 디지털 전환과 스마트 팩토리 등이 이야기 되고 있는 상황에서 2, 3세 승계를 진행 중인 인쇄사들은 아이오아이 인쇄 관리 시스템을 활용하면 자사 현황에 최적화된 업무 관리 시스템을 구축할 수 있게 될 것”이라고 말했다.  

거기에 매입 거래처별로 정확한 작업 세부 사항을 정리해 놓을 수 있기 때문에 나중에 문제가 발생하게 되어도 빠르고 정확하게 문제 발생 원인과 책임 소재를 확인할 수 있다. 

또한 충무로와 같이 인쇄 공정별로 업체간 협업이 일반화되어 있는 상황에서, 인쇄물 전달 과정에서 자주 분실되는 종이 작업 지시서를 온라인 시스템 안에서 정확한 작업 지시서를 공유할 수 있도록 바꿔, 작업 지시서 분실로 인해 발생하는 사고들을 예방할 수 있게 된다.  

아날로그 방식의 업무 관리로 인한 사고 발생이나 결제 누락 등을 방지할 수 있어

아이오아이 인쇄 관리 시스템은 인쇄사 관리자(대표)와 현장 근로자, 회계 담당자 등의 등급을 별도로 분리해서 접수하고 인쇄 작업을 마친 작업 내용은 대표 외에는 수정할 수 없도록 했다. 작업 관련 내용이 수정되는 경우 관리자(대표)가 요청하면 수정된 자료를 제공해서 검토할 수 있도록 해 준다.

또한 시스템 안에서 접수된 거래처별 인쇄 단가는 관리자(대표)만 확인할 수 있도록 해서 회사의 영업 기밀을 유지할 수 있다.

변수가 많은 중소 규모 인쇄사 업무 관리에 최적화된 시스템

천 대표가 기존의 인쇄사 업무 관리 시스템을 사용할 수 없었던 이유 중에 하나는 전체적으로 높은 자동화율로 인해서 여러가지 변수가 많은 중소 규모 인쇄사에서 사용하기 적합하지 않았기 때문이다. 

이 때문에 아이오아이 인쇄 관리 시스템은 여러 가지 상황적인 변수를 기입할 수 있도록 했으며 통상적인 인쇄 용지와 CtP, 후가공 등의 명칭들은 자동으로 빠르게 기입해서 작업 지시서 출력이 가능하도록 했다.

함께 어려움을 극복할 수 있도록 합리적인 가격에 공급할 계획

시스템 개발 과정에서 천 대표는 국내 뿐 아니라 해외까지 비슷한 시스템이 있는지 알아보는 과정에서 월 50만원 가량을 지불해야 사용할 수 있는 해외에 있는 프로그램을 발견했다.  

아이오아이 인쇄 관리 시스템은 가업을 이어 중소 규모 인쇄사들이 체계적인 업무 관리가 가능하도록 하고자 하는 시스템 개발 계기를 알리고 같은 어려움을 겪고 있는 인쇄사들에게 도움이 될 수 있도록 많이 사용되고 있는 회계 관리 프로그램 보다 저렴한 월 5만 5천원 선에서 요금을 책정했다.  

인쇄물 생산이 마무리되었을 때 시스템 안에서 작업 완료를 체크하면 거래처 담당자에게 자동으로 문자를 발송할 수 있는 기능을 비롯해서 세금계산서 발행 기능 등 지속적으로 피드백을 통해서 중소 규모 인쇄사들의 업무에 필요한 사항을 추가하고 업그레이드하고 있기 때문에, 나중에는 변동이 있을 수 있지만 우선 부담 없이 사용할 수 있는데 중점을 둘 계획이다. 

｜인쇄 관리 시스템 문의｜

아이오아이 ☎ 010)2170-0723┃이메일 ioi_1000@naver.com